So funktioniert helferklick

Am Beispiel eines Sommerfests zeigen wir hier Schritt für Schritt, wie du mit helferklick ein Event anlegst, Aufgaben und Schichten festlegst und den Link an deine Helfer schickst.

In 4 Schritten zum Helferplan

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    Event & Tage anlegen

    Du gibst deinem Event einen Namen und wählst im Kalender die Tage aus, an denen ihr Helfer braucht. helferklick generiert automatisch einen eindeutigen Event-Link.

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    Aufgaben anlegen

    Danach legst du fest, was zu tun ist: Aufbau, Kinderbereich, Ausschank. Jede Aufgabe ist entweder ein Dienst, bei dem jemand mit anpackt, oder eine Sachspende wie Kuchen oder Salate. An der Aufgabe steht auch, wie viele Helfer ihr pro Schicht braucht.

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    Schichten anlegen

    Aus den Aufgaben werden Schichten: Du wählst Aufgabe, Tag und Zeitfenster. Wählst du mehrere Tage oder Zeitfenster gleichzeitig, entstehen mehrere Schichten auf einen Schlag. Deine Aufgaben sind dabei nach Diensten und Spenden gruppiert.

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    Link teilen & verteilen

    Sobald die Schichten stehen, findest du „Teilen“ in der Leiste am unteren Rand. Auf dem Handy öffnet ein Tipp das Teilen-Menü, von dort geht der Link per WhatsApp, E-Mail oder wohin du willst.

Und so sehen es deine Helfer

Wer den Link öffnet, sieht dieselben Schicht-Karten wie du, nur ohne Bearbeiten. Stattdessen wählt man eine freie Schicht aus und trägt seinen Namen ein.

Bei großen Festen hilft die Leiste über den Schichten. Helfer filtern nach Tag und Aufgabe (zum Beispiel nur Samstag und nur Ausschank), gruppieren die Liste um oder schalten auf „Kompakt“. Dann steht eine Schicht pro Zeile und die Liste wird viel kürzer. Dieselbe Leiste hast du in deiner Ansicht.

Welche Aufgaben auf die Liste gehören und wie lang eine Schicht sein sollte, steht in Helferliste online erstellen.

Häufige Fragen

Brauchen Helfer einen Account, um sich einzutragen?

Nein. Helfer öffnen den Link, sehen die freien Schichten und tragen sich direkt im Browser ein. Registrierung oder App brauchen sie nicht.

Ist helferklick kostenlos?

Ja, helferklick ist aktuell kostenlos und ohne Vertrag. Sollte sich das ändern, kündigen wir es rechtzeitig vorher an.

Kann ich Events mit mehreren Tagen und Schichten anlegen?

Ja. Ein Event kann mehrere Tage umfassen, mit beliebig vielen Schichten, Aufgaben und Sachspenden.

Kann ich Eintragungen nachträglich ändern?

Ja, du kannst Eintragungen entfernen, etwa wenn jemand absagt, und den Plan jederzeit als CSV exportieren. Namen ändern oder Helfer in eine andere Schicht verschieben geht nicht. Dann entfernst du den Eintrag, und der Helfer trägt sich neu ein.

Wo liegen die Daten, und was geben Helfer von sich preis?

Die Daten liegen in einer Datenbank in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Helfer geben beim Eintragen nur ihren Namen an, bei Spenden auf Wunsch eine Notiz, was sie mitbringen. Wer mehr sagen möchte, etwa „nur bis 17:30“, schreibt dir eine Nachricht, die außer dir niemand liest. Löschst du eine Schicht, ein Event oder dein Konto, sind die zugehörigen Eintragungen ebenfalls gelöscht. Tracking- oder Werbe-Cookies gibt es nicht. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.

Bereit loszulegen?

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