Helferliste online erstellen: ohne Account für die Helfer

Ihr legt die Liste einmal online an und schickt den Link herum. Die Helfer tragen sich selbst ein, und alle sehen denselben Stand, statt Zusagen aus WhatsApp, Mail und Theke zusammenzusuchen.

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Helferliste online erstellen in 3 Schritten

So sieht das bei helferklick aus, vom leeren Plan bis zur gefüllten Liste.

1

Schichten anlegen

Aus euren Aufgaben wie Ausschank oder Aufbau werden Schichten: Tag und Zeitfenster wählen, die Zahl der Helfer steht schon an der Aufgabe.

2

Link teilen

Ein Link für die ganze Liste. Der landet in der WhatsApp-Gruppe, im Vereinsrundbrief oder auf eurer Homepage.

3

Helfer tragen sich selbst ein

Helfer tippen ihren Namen ein und sind eingetragen. Jede Zusage sehen sofort alle, die danach auf die Liste schauen.

Wer schon mit helferklick plant

550+

angelegte Events

6.200+

eingetragene Helfer

Sportverein Tussenhausen
Faschingsgilde Mindelonia

Was auf eine Helferliste gehört

Fünf Fragen, die ihr vorab klären solltet. Das spart später viele Rückfragen.

  1. 1

    Welche Aufgaben gibt es?

    Aufbau, Einlass, Ausschank, Küche, Kuchentheke, Parkplatz, Abbau. Ruhig kleinteilig: Jede Aufgabe kommt einzeln auf die Liste.

  2. 2

    Wann wird wer gebraucht?

    In Schichten aufteilen: Aufbau 8–11 Uhr, Ausschank 11–15 Uhr. So hilft auch, wer nur zwei Stunden Zeit hat.

  3. 3

    Wie viele pro Schicht?

    Lieber drei Leute als acht, dann fühlt sich niemand überflüssig.

  4. 4

    Wer sieht, was noch frei ist?

    Alle. Sonst fragen euch fünf Leute nacheinander dasselbe.

  5. 5

    Wann schaut ihr noch einmal drauf?

    Ein paar Tage vor dem Fest. Dann seht ihr, wo noch Plätze offen sind, und könnt gezielt nachfragen.

Zettel, Excel, WhatsApp: woran es meistens hakt

Alle drei funktionieren. Und alle drei haben dasselbe Problem: keinen Stand, den alle gleichzeitig sehen.

Excel-Tabelle

Wird per Mail rumgeschickt und liegt danach in vier Versionen vor. Eintragen kann nur, wer Excel offen hat.

WhatsApp-Gruppe

Zusagen verteilen sich über den ganzen Verlauf. Wer nachschauen will, scrollt und übersieht die Hälfte.

Liste im Vereinsheim

Erreicht nur, wer sowieso vorbeikommt. Und hängt ausgerechnet dort, wenn ihr sie zu Hause braucht.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine Helferliste online?

Ihr legt die Aufgaben an, die besetzt werden müssen, tragt pro Aufgabe Tag, Uhrzeit und die Anzahl der benötigten Helfer ein und teilt den Link zur Liste. Eure Helfer öffnen den Link und tragen sich selbst ein. Mit helferklick steht die Liste in fünf Minuten.

Welches Tool eignet sich am besten für die Helferplanung beim Vereinsfest?

Eines, bei dem sich die Helfer selbst eintragen, ohne vorher einen Account anzulegen. Sonst landen die Zusagen doch wieder bei einer Person, die sie abtippt. helferklick ist dafür gebaut: Die Helfer brauchen nur den Link.

Können sich Helfer auch wieder austragen?

Ja. Auf dem Handy oder Rechner, mit dem sich jemand eingetragen hat, steht am eigenen Eintrag ein ×. Damit trägt man sich selbst wieder aus, und der Platz ist sofort wieder frei. Von einem anderen Gerät aus geht das nicht, dann entfernt ihr den Eintrag als Organisator.

Können wir die Liste für ein wiederkehrendes Fest weiterverwenden?

Ja. Ein Event lässt sich mitsamt allen Aufgaben und Schichten kopieren. Ihr setzt nur die Tage neu und müsst die Helferliste nicht jedes Jahr neu aufbauen.

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